Declaración de Privacidad | Formularios del Instituto para la Paz y el Desarrollo (ipades).
Aprobado en San José, Costa Rica. 15 de enero de 2024.
El Instituto para la Paz y el Desarrollo (ipades), con sede en Costa Rica, comprometido con la protección de los derechos humanos, la transparencia y la rendición de cuentas, informa a las personas participantes en sus eventos, talleres, seminarios, academias y demás actividades formativas o de incidencia, que los datos personales recolectados a través de formularios físicos o digitales serán tratados conforme a los principios de legalidad, confidencialidad, seguridad, finalidad y responsabilidad.
1. Responsable del Tratamiento de Datos
El responsable del tratamiento de los datos personales es el Instituto para la Paz y el Desarrollo (ipades), organización no gubernamental regional, con domicilio en Costa Rica. Para cualquier consulta relacionada con la protección de datos, puede contactarnos al correo electrónico: info@ipades.org
2. Finalidad del Tratamiento
Los datos personales recolectados serán utilizados exclusivamente para los siguientes fines:
- Gestionar la inscripción, participación y seguimiento de las personas en eventos organizados por ipades.
- Elaborar estadísticas institucionales para fines de evaluación, monitoreo y mejora continua de nuestras actividades.
- Comunicar información relevante sobre el evento, así como futuras actividades relacionadas con los programas de ipades.
- Emitir certificados de participación, constancias o reconocimientos.
- Documentar procesos de formación, incidencia o memoria institucional, siempre respetando el consentimiento informado.
- Cumplir con obligaciones legales o contractuales derivadas de convenios con aliados estratégicos.
- Incluir a las personas participantes en la lista de contactos de ipades para el envío de nuestro boletín informativo (newsletter), el cual contiene noticias, convocatorias, publicaciones y oportunidades relacionadas con nuestras líneas estratégicas. Las personas podrán darse de baja en cualquier momento mediante el enlace de cancelación incluido en cada envío.
3. Datos Recolectados
Los formularios podrán solicitar, entre otros, los siguientes datos personales:
- Nombre completo
- Documento de identidad (opcional y solo cuando sea estrictamente necesario)
- Nacionalidad y país de residencia
- Edad o rango etario
- Correo electrónico y número de teléfono
- Organización o institución a la que pertenece
- Información sobre género, pertenencia étnica o condición de vulnerabilidad (solo con fines estadísticos y bajo consentimiento explícito)
- Opiniones, comentarios o evaluaciones sobre el evento
4. Base Legal y Consentimiento
El tratamiento de los datos se realiza con base en el consentimiento libre, informado, específico e inequívoco de la persona titular. Al enviar el formulario, usted acepta esta política de privacidad y autoriza a ipades a tratar sus datos conforme a las finalidades descritas.
5. Confidencialidad y Seguridad
ipades implementa medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación indebida. El acceso a los datos está restringido al personal autorizado y capacitado, conforme a protocolos internos de seguridad y confidencialidad.
6. Conservación de los Datos
Los datos serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades mencionadas, o mientras exista una relación activa con la persona participante. Posteriormente, serán eliminados o anonimizados, salvo que exista una obligación legal de conservación.
7. Transferencia de Datos
ipades no vende, alquila ni transfiere datos personales a terceros. En caso de que se requiera compartir información con aliados estratégicos (por ejemplo, universidades, redes de sociedad civil o financiadores), se hará únicamente con fines institucionales, bajo acuerdos de confidencialidad y con el consentimiento previo de la persona titular.
8. Derechos de las Personas Titulares
Las personas titulares de los datos tienen derecho a:
- Acceder a sus datos personales
- Solicitar la rectificación de datos inexactos o incompletos
- Solicitar la supresión de sus datos cuando ya no sean necesarios
- Oponerse al tratamiento de sus datos por motivos legítimos
- Revocar el consentimiento otorgado en cualquier momento
Para ejercer estos derechos, puede enviar una solicitud al correo: info@ipades.org, indicando su nombre completo, el derecho que desea ejercer y una forma de contacto.
9. Uso de Imágenes y Testimonios
Durante los eventos, ipades podrá tomar fotografías, grabaciones de video o recoger testimonios con fines de documentación, memoria institucional y difusión. En estos casos, se solicitará un consentimiento adicional y específico para el uso de imagen y voz.
10. Modificaciones a esta Declaración
ipades se reserva el derecho de modificar esta declaración de privacidad para adaptarla a cambios normativos o institucionales. Cualquier modificación será publicada en nuestros canales oficiales y comunicada a las personas participantes cuando corresponda.